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在职场想表达意见又不想得罪人?语气态度是关键

在职场想表达意见又不想得罪人?语气态度是关键
图片来源:Photo by Tim Gouw on Unsplash

係?


E-mail 慎用惊叹号
 
人们表达自我的方式,会直接反映在未来的成就上。希望自己说出的话可以强而有力,有一个方法是,不在电邮与简讯中使用惊叹号。惊叹号要谨慎使用,不要用在「我需要在下週安排一个电话会议!!」。

职场与人沟通或求职时,不要使用惊叹号或任何不必要的夸大方式表达。你的同事和老闆希望看见的是稳重的行事作风,而不必要的惊叹号会造成反效果。

不要让别人觉得你写的电邮带有怒气或过度兴奋,在主旨栏尤其如此。并请谨慎使用「紧急!!」这类主旨,以免老闆心脏病发作。如此一来,当你遇到紧急情况,需要引起注意时,别人才会认真看待你的问题。

同样的道理,给主管的电邮中,绝对不要出现文字表情与表情符号。当你準时完成专案时,老闆不需要被提醒应该要和你一样开心。你也不必寻求老闆讚赏,这样你才比较有机会真正得到讚美。

现今的职场沟通几乎都是透过电邮进行,因此,若你的电邮写得比同事好,立刻就会被凸显出来。大多数人在职涯遇到的老闆,是上一个世代的人,这点可能随着我们年纪增长而改变,但一般而言,年轻人遇到的老闆通常比较接近他们父母的年纪。这代表他们不能把与朋友相处的思考和沟通方式,运用在职场。因此,年轻人要获得成功的诀窍在于,用老闆的方式思考与撰写电邮。

我举个例子。年轻人通常会犯一个错误:在回覆电邮中加入新主题,这种做法往往会让老闆抓狂。信件主旨需要锁定同一个主题,才不会引发混淆与误会。经验法则是:发一封新的邮件,以新的主旨,讨论新的主题,这有助于人们轻鬆搜寻先前的邮件。

另一个好习惯是,电邮内容尽量精简明确。主旨栏必须精简说明你想表达的事情,例如,「三件事」或「星期五的运送问题:已解决」,清楚明了交代事情。用这种方式表达,比较容易获得老闆的快速回覆。

此外,使用项目符号或数字等条列格式,有助于让读信者迅速看完重点。

若你需要对方回覆,请在信中明确提出,并注明需要获得回覆的时间或日期。预想对方可能产生的疑问,并主动在信中释疑。只要遵循以上方法,一定很快就会有人称讚你「那封电邮写得真好」。这个小小的习惯,可为你带来长远的好处。

职场沟通术:以不得罪人的方式,表达不同意见
 
要成为一个积极正向的人,关键之一是学习以不得罪人的方式表达反对意见。

你可以用坚定但不具攻击性的态度,表达反对立场,诀窍就在于用一种心胸宽大、具有说服力的愉快语调表达。如此一来,你的老闆比较可能接受你的意见,同事也比较会请你帮忙解决问题。

你可以想像一下,白宫发言人与记者持相反意见的次数,多到数也数不清。发言人几乎在每次回答问题之前,都需要先重述事实、提供完整的事由背景,或是质疑问题的前提或语气。白宫发言人与节目主持人的角色使我学习到,我可以选择用什幺方式回答问题。我可以选择用对立性或建设性的态度面对问题,而我通常选择后者。

为了达成这个目的,我想出几个很好用的句子,例如:「我明白你为何用那种方式问问题,但如果从另一个观点看这件事……」或是「你的论点很合理,不过请让我从另一个角度切入……」这种说法使我的发言更理性,也能使对方比较听得进我所说的话。

这种表达方式同样适用于职场。

不论会议过程多令人挫败,最好不要翻白眼、板着脸皱眉、把笔放在桌上,或是双臂环抱胸前,低头看地板。相反的,当你需要掩饰自己的情绪时,你要摆出最好看的扑克脸。接下来,先摘要叙述对方刚刚说的意思,再做出回应。我都是这样与记者互动,以免因误会而搞乌龙了。根据我的经验,只要有一方提高声调,就不可能有建设性的互动;为反对而反对是解决不了问题的。

要在激烈争执中说服对方,你必须保持冷静。

【书籍资讯】
摘自《为自己发声》

在职场想表达意见又不想得罪人?语气态度是关键
数位编辑整理:王碧欣

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